Nicht automatisiertes Erheben, Verarbeiten oder Nutzen liegt vor, soweit personenbezogene Daten nicht unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen (automatisierte Verarbeitung) verarbeitet oder genutzt oder dafür erhoben werden (§ 1 Abs. 2 Nr. 3 BDSG).
Die nicht automatisierte Datenverarbeitung hat weiterhin die Voraussetzung, dass sie in oder aus einer Datei erfolgt, wobei ein mittelbarer Bezug zu einer Datei genügt. Beispiel Gehaltslisten von Arbeitnehmern: Sie sind regelmäßig gleichartig aufgebaut und können nach mehreren Kriterien ausgewertet werden. Nach § 3 Abs. 2 BDSG liegt damit eine nicht automatisierte Datei vor.