Erheben ist das Beschaffen von personenbezogenen Daten über den Betroffenen (§ 3 Abs. 3 BDSG). Zum Erheben gehören sämtliche Aktivitäten, die der Speicherung und weiteren Verwendung der Daten vorgelagert sind. Der Begriff umfasst nicht die zufällig erlangten oder aufgedrängten Informationen. Das Erheben setzt nach allgemeiner Auffassung ein finales, zielgerichtetes Beschaffen personenbezogener Daten voraus. Dabei kommt es allerdings nicht darauf an, ob die verantwortliche Stelle bereits bei der Beschaffung eine bestimmte Verwendung der Daten beabsichtigt. Der Erhebungsbegriff ist ferner methodenoffen, d.h. das Vorliegen einer Erhebung ist nicht an bestimmte Verfahren gebunden.
Das Datenschutzrecht geht in erster Linie vom Beschaffen personenbezogener Daten bei Betroffenen selbst aus. Es müssen jedoch bei der Unterschiedlichkeit der Aufgabenstellung auch andere Formen der Informationsbeschaffung mit einbezogen werden. Die von der verantwortlichen Stelle ausgeübte Tätigkeit kann es erforderlich machen, Informationen bei anderen Stellen oder Personen zu beschaffen. Das Erheben umfasst folglich jede Form gezielt betriebener Gewinnung personenbezogener Daten, auch wenn dies ohne Mitwirkung Betroffener durch andere öffentliche Stellen oder private Dritter sowie durch zweckgerichtete Beobachtung geschieht. Insoweit stellt jede Datenübermittlung für die Stelle, die die Daten empfängt, eine Erhebung dar.