Automatisiertes Erheben, Verarbeiten oder Nutzen liegt vor, soweit personenbezogene Daten unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen verarbeitet oder genutzt oder dafür erhoben werden (§ 1 Abs. 2 Nr. 3 BDSG).
Datenverarbeitungsanlagen sind Anlagen, mit denen sich Daten digital speichern, verändern, übertragen oder anzeigen bzw. ausdrucken lassen. Hierzu gehören Computer aller Art unabhängig von der Größe (elektronische Organizer, PC, Großrechner usw.), Netzwerke, Scanner, CD-ROM-Laufwerke, Drucker, Computerbildschirme.
Auf eine Speicherung in einer Datei kommt es danach bei der automatisierten Datenverarbeitung seit der Neufassung des BDSG 2001 nicht mehr an. Von einer automatisierten Verarbeitung ist demnach auch auszugehen, wenn die Daten (unstrukturiert) mittels gängiger Büro-Software (z.B. Textverarbeitungsprogramme) bearbeitet werden. Von einer automatisierten Datenverarbeitung ist ferner auszugehen, soweit nur teilweise Datenverarbeitungsanlagen eingesetzt werden und die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung der Daten im übrigen nicht-automatisiert erfolgt.